Vacature Officemanager

Posted by DCR_consult in Geen categorie, Nieuws | 0 comments

Vacature Officemanager

Functieomschrijving Officemanager

West-Vlaamse Kamer der Notarissen

1. Identificatie van de functie

Functiebenaming: Griffier
Barema: Volgens de CAO notariaat met extra legale voordelen
Opleiding en ervaring: Bachelor of gelijkwaardig door ervaring
Plaats van tewerkstelling: Spanjaardstraat 9, 8000 BRUGGE 

2. Doel van de functie

Je behartigt de optimale werking van de Kamer en het Genootschap van West-Vlaamse notarissen. Je bent verantwoordelijk voor de organisatie,  voorbereiding en begeleiding van alle overleg- en ontmoetingsmomenten van de West-Vlaamse notarissen.

3. Plaats in de organisatie 

Je werkt in tandem samen met één directe collega waarmee je duurzaam samenwerkt.  Je rapporteert aan en werkt samen met:

• de Voorzitter, Bestendig Secretaris, Secretaris,  Syndici, Penningmeester,  Verslaggevers en  leden  van de Kamer
• de Voorzitter van de Commissie van Toezicht op de boekhouding
• de Voorzitter van het Provinciaal  Adviescomité
• de Voorzitter van de Provinciale stagecommissie
• de Voorzitter van  de Studiekring
• de Voorzitter van de Commissie Vennootschappen, Associaties, BTW eenheden
• de Voorzitter van de Broederschap van het notariaat

4. Resultaatsgebieden en taken    

Voorbereiden van de vergaderingen van de diverse Commissies binnen het Genootschap

• Opmaak en documentatie van de agenda ifv een vlotte besluitvorming
• Uitnodigingen versturen en de nodige boekingen doen
• Overleg met de respectievelijke verantwoordelijken
• Opmaken van het verslag
• Administratieve afwerking en opvolging van de afspraken
• Briefwisseling opmaken

Directiesecretariaat van de Kamervoorzitter en de Bestendig Secretaris

• Opzoekingswerk
• Agendabeheer voor de activiteiten van de Kamervoorzitter

Organisatorisch werk

• Voorbereiden en uitvoeren van diverse ontmoetingsmomenten binnen het Genootschap:  vergaderingen, studiekringen,  Algemene Vergadering, trimestriële en jaarlijkse boekhoudcontroles,…
• Adresbeheer en databeheer

Dossierbeheer

• Opmaak en opvolging van procedurele dossiers:  overname kantoor,  kandidaat notarissen, stagiaires, advies-,  klacht- en tuchtdossiers, permanente opleiding,…
• Archiveren
• Werken volgens richtlijnen GDPR

Financiële activiteiten

•  Facturatie
•  Opmaak budget
•  Opvolgen van de werkzaamheden van en aanspreekpunt voor de externe boekhouder

Onthaal

• Onthaal van  notarissen, cliënten, bezoekers, gebruikers van de accommodatie
• Telefonisch onthaal en gepaste en kwalitatieve doorverwijzing

Operationele activiteiten

• Praktische zaken mbt verhuur lokalen, onderhoud locatie, logistieke ondersteuning

5. Kerncompetenties

• Stijlvolle en kwaliteitsvolle communicatie  zowel schriftelijk als mondeling
• Leergierigheid en interesse in de juridische wereld
• Verantwoordelijkheid opnemen en zelfstandig kunnen werken
• Collegiale samenwerking
• Discreet,  betrouwbaar
• Enthousiast

Interesse?

Stuur je motivatie en CV naar kamernotarissen.wvl@belnot.be, ten laatste op 10 januari 2020.
Meer informatie nodig? Stel je vragen aan je toekomstige collega, die daarvoor beschikbaar is op 050/33.36.81, niet op woensdag.

De weerhouden kandidaten worden op 13 januari via mail uitgenodigd voor een e-testing, op 20 januari voor een praktische proef en interview en op 24 januari voor een finaal gesprek.

DCRConsulting begeleidt deze procedure.