Catherine Ruys, HR consultant en organisatiecoach

Vacature Officemanager

Posted by DCR_consult in Geen categorie, Nieuws | 0 comments

Vacature Officemanager

Functieomschrijving Officemanager

West-Vlaamse Kamer der Notarissen

1. Identificatie van de functie

Functiebenaming: Griffier
Barema: Volgens de CAO notariaat met extra legale voordelen
Opleiding en ervaring: Bachelor of gelijkwaardig door ervaring
Plaats van tewerkstelling: Spanjaardstraat 9, 8000 BRUGGE 

2. Doel van de functie

Je behartigt de optimale werking van de Kamer en het Genootschap van West-Vlaamse notarissen. Je bent verantwoordelijk voor de organisatie,  voorbereiding en begeleiding van alle overleg- en ontmoetingsmomenten van de West-Vlaamse notarissen.

3. Plaats in de organisatie 

Je werkt in tandem samen met één directe collega waarmee je duurzaam samenwerkt.  Je rapporteert aan en werkt samen met:

  • de Voorzitter, Bestendig Secretaris, Secretaris,  Syndici, Penningmeester,  Verslaggevers en  leden  van de Kamer
  • de Voorzitter van de Commissie van Toezicht op de boekhouding
  • de Voorzitter van het Provinciaal  Adviescomité
  • de Voorzitter van de Provinciale stagecommissie
  • de Voorzitter van  de Studiekring
  • de Voorzitter van de Commissie Vennootschappen, Associaties, BTW eenheden
  • de Voorzitter van de Broederschap van het notariaat

4. Resultaatsgebieden en taken    

Voorbereiden van de vergaderingen van de diverse Commissies binnen het Genootschap
  • Opmaak en documentatie van de agenda ifv een vlotte besluitvorming
  • Uitnodigingen versturen en de nodige boekingen doen
  • Overleg met de respectievelijke verantwoordelijken
  • Opmaken van het verslag
  • Administratieve afwerking en opvolging van de afspraken
  • Briefwisseling opmaken
Directiesecretariaat van de Kamervoorzitter en de Bestendig Secretaris
  • Opzoekingswerk
  • Agendabeheer voor de activiteiten van de Kamervoorzitter
Organisatorisch werk
  • Voorbereiden en uitvoeren van diverse ontmoetingsmomenten binnen het Genootschap:  vergaderingen, studiekringen,  Algemene Vergadering, trimestriële en jaarlijkse boekhoudcontroles,…
  • Adresbeheer en databeheer
Dossierbeheer
  • Opmaak en opvolging van procedurele dossiers:  overname kantoor,  kandidaat notarissen, stagiaires, advies-,  klacht- en tuchtdossiers, permanente opleiding,…
  • Archiveren
  • Werken volgens richtlijnen GDPR
Financiële activiteiten
  •  Facturatie
  •  Opmaak budget
  •  Opvolgen van de werkzaamheden van en aanspreekpunt voor de externe boekhouder
Onthaal
  • Onthaal van  notarissen, cliënten, bezoekers, gebruikers van de accommodatie
  • Telefonisch onthaal en gepaste en kwalitatieve doorverwijzing
Operationele activiteiten
  • Praktische zaken mbt verhuur lokalen, onderhoud locatie, logistieke ondersteuning

5. Kerncompetenties

  • Stijlvolle en kwaliteitsvolle communicatie  zowel schriftelijk als mondeling
  • Leergierigheid en interesse in de juridische wereld
  • Verantwoordelijkheid opnemen en zelfstandig kunnen werken
  • Collegiale samenwerking
  • Discreet,  betrouwbaar
  • Enthousiast

Interesse?

Stuur je motivatie en CV naar kamernotarissen.wvl@belnot.be, ten laatste op 10 januari 2020.
Meer informatie nodig? Stel je vragen aan je toekomstige collega, die daarvoor beschikbaar is op 050/33.36.81, niet op woensdag.

De weerhouden kandidaten worden op 13 januari via mail uitgenodigd voor een e-testing, op 20 januari voor een praktische proef en interview en op 24 januari voor een finaal gesprek.

DCRConsulting begeleidt deze procedure.

 

Comments are closed.