Blog
Vacature Officemanager
Posted by DCR_consult in Geen categorie, Nieuws | 0 comments
Vacature Officemanager
Functieomschrijving Officemanager
West-Vlaamse Kamer der Notarissen
1. Identificatie van de functie
Functiebenaming: Griffier
Barema: Volgens de CAO notariaat met extra legale voordelen
Opleiding en ervaring: Bachelor of gelijkwaardig door ervaring
Plaats van tewerkstelling: Spanjaardstraat 9, 8000 BRUGGE
2. Doel van de functie
Je behartigt de optimale werking van de Kamer en het Genootschap van West-Vlaamse notarissen. Je bent verantwoordelijk voor de organisatie, voorbereiding en begeleiding van alle overleg- en ontmoetingsmomenten van de West-Vlaamse notarissen.
3. Plaats in de organisatie
Je werkt in tandem samen met één directe collega waarmee je duurzaam samenwerkt. Je rapporteert aan en werkt samen met:
- de Voorzitter, Bestendig Secretaris, Secretaris, Syndici, Penningmeester, Verslaggevers en leden van de Kamer
- de Voorzitter van de Commissie van Toezicht op de boekhouding
- de Voorzitter van het Provinciaal Adviescomité
- de Voorzitter van de Provinciale stagecommissie
- de Voorzitter van de Studiekring
- de Voorzitter van de Commissie Vennootschappen, Associaties, BTW eenheden
- de Voorzitter van de Broederschap van het notariaat
4. Resultaatsgebieden en taken
Voorbereiden van de vergaderingen van de diverse Commissies binnen het Genootschap
- Opmaak en documentatie van de agenda ifv een vlotte besluitvorming
- Uitnodigingen versturen en de nodige boekingen doen
- Overleg met de respectievelijke verantwoordelijken
- Opmaken van het verslag
- Administratieve afwerking en opvolging van de afspraken
- Briefwisseling opmaken
Directiesecretariaat van de Kamervoorzitter en de Bestendig Secretaris
- Opzoekingswerk
- Agendabeheer voor de activiteiten van de Kamervoorzitter
Organisatorisch werk
- Voorbereiden en uitvoeren van diverse ontmoetingsmomenten binnen het Genootschap: vergaderingen, studiekringen, Algemene Vergadering, trimestriële en jaarlijkse boekhoudcontroles,…
- Adresbeheer en databeheer
Dossierbeheer
- Opmaak en opvolging van procedurele dossiers: overname kantoor, kandidaat notarissen, stagiaires, advies-, klacht- en tuchtdossiers, permanente opleiding,…
- Archiveren
- Werken volgens richtlijnen GDPR
Financiële activiteiten
- Facturatie
- Opmaak budget
- Opvolgen van de werkzaamheden van en aanspreekpunt voor de externe boekhouder
Onthaal
- Onthaal van notarissen, cliënten, bezoekers, gebruikers van de accommodatie
- Telefonisch onthaal en gepaste en kwalitatieve doorverwijzing
Operationele activiteiten
- Praktische zaken mbt verhuur lokalen, onderhoud locatie, logistieke ondersteuning
5. Kerncompetenties
- Stijlvolle en kwaliteitsvolle communicatie zowel schriftelijk als mondeling
- Leergierigheid en interesse in de juridische wereld
- Verantwoordelijkheid opnemen en zelfstandig kunnen werken
- Collegiale samenwerking
- Discreet, betrouwbaar
- Enthousiast
Interesse?
Stuur je motivatie en CV naar kamernotarissen.wvl@belnot.be, ten laatste op 10 januari 2020.
Meer informatie nodig? Stel je vragen aan je toekomstige collega, die daarvoor beschikbaar is op 050/33.36.81, niet op woensdag.
De weerhouden kandidaten worden op 13 januari via mail uitgenodigd voor een e-testing, op 20 januari voor een praktische proef en interview en op 24 januari voor een finaal gesprek.
DCRConsulting begeleidt deze procedure.